Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Beim Versand an andere Unternehmen sind Papier und PDF bis Ende 2026 erlaubt, ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine normale PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern nur eine sonstige elektronische Rechnung.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.
- Bis Ende 2026: Beim Versand dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verwendet werden.
- Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen.
Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten Ausnahmen.
Was Sie technisch vorbereiten sollten
- Ein festes Postfach für eingehende Rechnungen, etwa rechnung@ihre-firma.de, das gut gegen Phishing geschützt ist.
- Eine Software, die E-Rechnungen lesbar anzeigt und in die Buchhaltung übernimmt.
- Prüfen, ob Ihre Rechnungs- oder Handwerkersoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, und wenn nicht, ab wann.
- Revisionssichere Ablage der eingehenden und ausgehenden Rechnungen.
- Absprache mit dem Steuerberater, wie Belege künftig übergeben werden.
Mit der E-Rechnung steigt die Zahl gefälschter Rechnungsmails. Prüfen Sie neue Bankverbindungen immer telefonisch und sichern Sie Ihre Domain gegen gefälschte Absender ab. Unser E-Mail-Sicherheits-Check zeigt, wie gut Ihre Domain geschützt ist.
Fazit
Das Empfangen muss bereits funktionieren, das Ausstellen folgt bis spätestens 2028. Wer jetzt Postfach, Software und Ablage sauber aufsetzt, hat später keinen Stress. Die steuerlichen Details klären Sie mit Ihrem Steuerberater, die technische Umsetzung übernehmen wir, zum Beispiel für Handwerksbetriebe. Hinweis: Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
