Prüfen Sie vor dem Jahreswechsel sieben Dinge: Windows-10-Geräte, E-Rechnung (Ausstellungspflicht für größere Betriebe ab 2027), einen echten Rückspiel-Test des Backups, offene Updates, Benutzerkonten und Zugänge, Zugangsdaten für den Notfall sowie Ihre Ansprechpartner. Die meisten Punkte brauchen keine neue Technik, sondern nur einmal einen ehrlichen Blick.
So gehen Sie vor
Nehmen Sie sich eine Stunde und gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch. Notieren Sie bei jedem Punkt „erledigt“, „offen“ oder „unklar“. Alles „unklar“ ist der Teil, den man besser gemeinsam mit einem IT-Betreuer anschaut.
Die sieben Punkte im Überblick
| Punkt | Worum es geht | Dringlichkeit |
|---|---|---|
| 1. Windows 10 | Rechner ohne reguläre Sicherheitsupdates finden | Hoch |
| 2. E-Rechnung | Empfang prüfen, Versand 2027/2028 vorbereiten | Hoch |
| 3. Backup-Test | Einmal wirklich zurückspielen | Hoch |
| 4. Updates | Systeme, Router, Drucker, Website | Mittel |
| 5. Konten und Zugänge | Ehemalige Mitarbeiter, geteilte Passwörter | Mittel |
| 6. Notfallzugänge | Wer kommt im Ernstfall an welche Daten? | Mittel |
| 7. Ansprechpartner | Telefonnummern für Feiertage und Betriebsferien | Niedrig, aber nützlich |
1. Windows 10: Welche Rechner laufen noch darauf?
Der reguläre Support für Windows 10 ist am 14. Oktober 2025 ausgelaufen. Sicherheitsupdates gibt es nur noch über das ESU-Programm. Für Privatgeräte im Europäischen Wirtschaftsraum hat Microsoft es bis zum 12. Oktober 2027 verlängert, für Firmenrechner sind ESU-Lizenzen kostenpflichtig. Prüfen Sie mit der Tastenkombination Windows-Taste + R und dem Befehl winver, welche Geräte noch Windows 10 nutzen, und notieren Sie, welche Windows 11 überhaupt unterstützen. Details und Umstiegsplan finden Sie im Ratgeber Windows 10 Supportende.
2. E-Rechnung: Empfang prüfen, Versand vorbereiten
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab 2028. Fragen Sie jetzt Ihren Software-Anbieter, ob und ab wann XRechnung oder ZUGFeRD möglich ist, und klären Sie mit Ihrem Steuerberater, in welche Gruppe Sie fallen. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für kleine Betriebe.
3. Backup: einmal wirklich zurückspielen
Ein Backup zählt erst, wenn sich Daten daraus zurückholen lassen. Wählen Sie einen Ordner mit wichtigen Dateien, etwa die Buchhaltung, und stellen Sie ihn an einem anderen Ort wieder her. Prüfen Sie, ob die Dateien vollständig und lesbar sind und wie lange es gedauert hat. Eine Kopie sollte außerdem nicht am selben Ort stehen wie das Original. Die Grundregel dazu erklärt der Ratgeber Backup nach der 3-2-1-Regel.
4. Updates: Was wurde lange nicht aktualisiert?
- Windows und Programme: Gibt es Rechner, die seit Wochen auf einen Neustart warten?
- Router, Firewall, WLAN: Firmware-Stand beim Hersteller prüfen.
- Website und Onlineshop: Läuft die eingesetzte PHP-Version noch mit Herstellersupport? Siehe PHP-Version prüfen.
- Drucker und NAS: werden oft vergessen und haben eigene Updates.
5. Konten und Zugänge aufräumen
Gehen Sie alle Benutzerkonten durch, etwa in Microsoft 365, in der Buchhaltung und im Shop. Löschen oder sperren Sie Konten von Personen, die nicht mehr im Betrieb sind. Wo ein Passwort von mehreren Personen genutzt wird, gehört es in einen Passwort-Manager, und wichtige Konten sollten durch Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt sein.
6. Notfallzugänge: Wer kommt im Ernstfall an was?
Was passiert, wenn die Person, die alle Zugänge kennt, im Januar ausfällt? Legen Sie fest, wo die wichtigsten Zugangsdaten sicher hinterlegt sind (nicht auf einem Zettel am Monitor) und wer im Notfall darauf zugreifen darf. Ein Anfang ist das IT-Notfallhandbuch; für den Fall eines Angriffs hilft der Notfallplan bei einem Hackerangriff.
7. Ansprechpartner für die Feiertage
Zwischen Weihnachten und Neujahr sind viele Dienstleister schwerer erreichbar. Notieren Sie, wen Sie bei Problemen mit Internet, Telefonanlage, Software und IT anrufen, und hängen Sie die Liste sichtbar auf. Prüfen Sie auch, ob Ihr Provider-Vertrag, Domain und Zertifikate in den kommenden Wochen auslaufen.
Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fristen und Pflichten (E-Rechnung, NIS-2) gilt immer der aktuelle Gesetzestext; Ihr Steuerberater oder Rechtsanwalt klärt Ihren Einzelfall.
Fazit
Kein Punkt dieser Liste ist aufwendig, aber jeder davon kann im Januar teuer werden, wenn man ihn übersieht. Wenn Sie bei mehreren Punkten „unklar“ notiert haben, schauen wir gemeinsam darauf, zum Beispiel im Rahmen der IT-Betreuung oder mit einem Blick auf Ihre IT-Sicherheit und Datensicherung.
